Zaměstnanci, kteří chtějí navázat důvěryhodné vztahy s kolegy a pokročit ve své kariéře, musí dodržovat nevyslovená pravidla chování zaznamenaná v kancelářské etiketě.
Co je kancelářská etiketa?
Kancelářský bonton je soubor pevných pravidel chování v pracovním kolektivu, které musí dodržovat každý zaměstnanec konkrétní firmy. Etiketa v kanceláři zahrnuje několik podtypů:
- vztahující se k vztahům zaměstnanců s klienty a návštěvníky;
- etiketa elektronické komunikace;
- pravidla ovlivňující telefonní rozhovory;
- oficiální etiketa manažera;
- protokol pro hostující management nebo hosty.
funkce
Kancelářský bonton upravuje chování každého zaměstnance na pracovišti. S jeho pomocí se vytváří příznivá pracovní atmosféra, napomáhající produktivní činnosti a plnění zadaných úkolů. Každý zaměstnanec ví, jak se chovat, aby nedocházelo k nedorozuměním s kolegy.
Základní pravidla
Je nutné kvůli etiketě klepat na dveře kanceláře? Pokud vstoupíte do administrativní budovy, není třeba klepat, jinak můžete zaměstnance postavit za dveře do nepříjemné pozice. Klepání ukáže vaše podezření, že možná řeší osobní problémy místo pracovních. Neměli byste klepat, ale nemůžete vstoupit bez povolení. Otevřete dveře, vstupte do místnosti a zeptejte se, zda můžete vstoupit. Není třeba vyhlížet zpoza dveří. Máte-li dovoleno, pokračujte. Pokud přejdete na osobní účet svého šéfa, musíte požádat jeho sekretářku o povolení. Někdy šéfové vyjadřují přání, aby podřízení nevstupovali do jeho kanceláře, aniž by je varovali zaklepáním na dveře.
Zaměstnanci si musí pečlivě vybírat témata konverzace, je neetické spolu diskutovat za zády a „mýt kosti“ manažerovi.
Deštník nesušte rozložený uprostřed kanceláře. Najděte si odlehlé místo, kde nebude nikoho rušit, nebo ještě lépe, zavěste na věšák a ujistěte se, že nikoho nezahrabe.
Dobře vychovaní lidé nenosí svrchní oděvy do kanceláře, nepokládejte jej na stůl ani jej nezavěšujte na opěradlo židle. Veškeré svrchní oblečení musí zůstat ve skříni. Výjimkou je, že jste se zastavili na tři minuty v naléhavé záležitosti.
Vztahy
Kancelářský bonton specifikuje specifika vztahu mezi jednotlivými kategoriemi zaměstnanců.
Manažer a podřízený
Zaměstnanec se musí chovat k manažerovi s respektem, nesmí vůči němu přechovávat negativní emoce a komunikovat s ním pouze v rámci obchodního vztahu. Nemůžete být obeznámeni se svým šéfem. Manažer se zase musí starat o zaměstnance, profesionálně řešit konfliktní situace, snažit se o vytvoření příjemné atmosféry v týmu prospívající svědomitému plnění pracovních povinností.
V novém týmu
Manažer musí nového zaměstnance představit týmu. Zaměstnanci musí projevit vstřícnost a seznámit nového zaměstnance se všemi rysy práce a interním kodexem chování. Neměli byste ho nechat proniknout do všech tajemství osobních vztahů mezi kolegy; nechte toho člověka, aby zjistil, co je co.
Nováček by se měl blíže podívat na tým a pochopit zvláštnosti komunikace zavedené v této malé společnosti. Musí vzít v úvahu pravidla „hry“, aby rychleji „zapadl“.
Mezi podřízenými
Se zaměstnanci, kteří zastávají pozici na stejné úrovni, musíte být vždy zdvořilí a přátelští. Neměli byste z ničeho nic vyvolávat konflikty. Snažte se získat důvěru svých kolegů, buďte upřímně šťastní za jejich úspěchy a neodmítejte drobné žádosti o pomoc. Také byste neměli být obeznámeni, pokud jasně vidíte, že se zaměstnanci takové chování nelíbí.
Mezi mužem a ženou
V práci se doporučuje zapomenout na své pohlaví, není prostor pro dělení podle pohlaví nebo věku, záleží pouze na zastávané pozici. To však neznamená, že by muži měli úplně zapomenout, že jsou zástupci silnějšího pohlaví.
Pokud muž dá dámě kabát nebo jí pomůže nést těžkou tašku, bude to vítáno. Ženy by neměly vyžadovat privilegia od mužských pracovníků.
8 pravidel chování při práci
Kancelářský bonton nastiňuje základní pravidla chování při práci. Podívejme se na každou podrobněji.
Vzhled na pracovišti
Každá seriózní organizace má svůj dress code, soubor pravidel, která upravují vzhled zaměstnanců. Není však dostupná všude, ale to neznamená, že můžete přijít do práce v čem chcete. Kancelářský bonton diktuje jeho požadavky.
Do práce se hodí speciální business oblečení. Nemůžete nosit krátké sukně, přiléhavé šaty s hlubokým výstřihem nebo trička, která odhalují vaši břicho. Při výběru oblečení do kanceláře věnujte pozornost kvalitě látky: měla by být příjemná a neměla by se moc mačkat. Věci by měly být vždy čisté a pečlivě vyžehlené. Muži, kteří nosí obleky v kanceláři, jsou povinni denně měnit košile.
Nedoporučuje se nosit boty na příliš vysokém podpatku, maximální povolená výška je osm centimetrů. Do práce je vhodné mít vyměnitelný pár bot nebo kozaček, které v běžném životě nenosíte.
Ženy by měly věnovat zvláštní pozornost make-upu. Měl by osvěžit obličej, skrýt nedokonalosti a decentně zvýraznit přednosti. Vhodné je lehké denní líčení, žádná válečná barva, zářivě modré stíny nebo nedbalá Kleopatřina křídla. Vlasy by měly být čisté a upravené. Pokud pracujete ve seriózní společnosti a účastníte se schůzek, sbírejte své dlouhé zámky do úhledného drdolu.
S parfémem je potřeba být obzvlášť opatrný. Parfém je něco intimního a osobního, měli by ho cítit jen blízcí při blízkém kontaktu.
Pokud vy sami „slyšíte“ vůni parfému, znamená to, že vaše okolí již může bolet hlava ze silného aroma. Zanechávat za sebou pachovou stopu je špatné vychování.
Volte lehké a osvěžující vůně, vyhněte se těžkým a dusivým. Parfém nanášejte následovně: nastříkejte na hřeben a rozčešte vlasy, nebo nastříkejte do okolí a projeďte vzniklým „mrakem“.
Nenoste hodně šperků, řekněme jeden předmět, ale z drahého kovu, protože šperky vypadají příliš lacině. Zvláštní pozornost věnujte svým rukám: měly by být čisté a dobře upravené s krátkými nehty a povinnou manikúrou. Vhodné jsou hladké nátěry růžové a tělové barvy, povoleny jsou i jasné odstíny červené, smaragdové a safírové.
Zdravím kolegy
Když vstoupíte do své kanceláře, měli byste okamžitě pozdravit všechny své kolegy. Klasické „Ahoj“ se k tomu úplně nehodí, protože má odkaz na zdraví. Je lepší použít tradiční „Dobré odpoledne“ a pokud je vztah mezi zaměstnanci neformální, postačí jednoduché „Ahoj“. Podle pravidel etikety v práci by zaměstnanci měli reagovat pozdravem při pohledu do očí, ale mírné pokývání hlavou je přijatelné, pokud je člověk příliš zaneprázdněn a nemůže se odtrhnout.
Pokud pracujete ve velké místnosti, tzv. „open space“, který je dnes ve velkých společnostech velmi běžný, neměli byste přistupovat ke každému stolu a zdravit každého osobně. Je také nutné všechny pozdravit současně a poté jít na své pracoviště.
V podnikatelské komunitě je jediným povoleným dotykovým kontaktem podání ruky. Iniciativa musí patřit člověku s vyšším postavením a není rozdíl v pohlaví.
Pokud přijdete do kanceláře někoho jiného, iniciativa k podání ruky by měla patřit majiteli. Ale pokud nevědomý zaměstnanec náhle natáhne ruku a udělá chybu, gesto nemůže zůstat bez odpovědi. Nereagují na podání ruky, chtějí pouze potrestat.
Rodinná fotografie na ploše
Pracoviště by mělo být zařízeno tak, aby bylo jasné, že patří profesionálovi ve svém oboru, a ne romantické hospodyňce nebo sběrateli suvenýrů. Plyšové hračky, četné figurky a pohlednice nemají v pracovním prostoru místo. Kancelářský bonton vám umožňuje ponechat na stole pouze jednu osobní věc – rodinnou fotografii v přísném rámu. Může být jedna nebo maximálně dvě takové fotografie, ne více.
Rámy by měly být umístěny tak, aby návštěvníci poblíž pracovní plochy viděli, co je na nich zobrazeno. Je to nutné proto, abychom předváděli vlastní rodinu, ale abychom zabránili tomu, aby si lidé vypěstovali touhu vidět to, co je jejich očím nedostupné. Je také povoleno umístit na stůl malou, diskrétní krabičku. Kosmetiku, náhradní punčochové kalhoty a další potřebné osobní věci si zaměstnankyně samozřejmě mohou na pracovišti ponechat, ale všechny musí být skryty před zvědavými pohledy.
O svačinkách v kanceláři
Podle úřední etikety jsou svačiny a jídla v době oběda, které se konají přímo u stolu, nepřijatelné. Pokud pracujete s klienty a každou chvíli vás může přistihnout návštěva na obědě, je to ještě větší neslušnost. Stravování v práci má často za následek různé potíže. Z chleba zůstávají četné drobky, káva občas vyteče přímo na bílou halenku nebo na klávesnici počítače.
Jídla a svačiny jezte pouze v jídelně nebo ve speciální místnosti určené speciálně pro polední stravování zaměstnanců. Pokud v kanceláři není jídelna nebo taková místnost, je to skvělý důvod, proč se chopit iniciativy a vytvořit speciální místnost. Zatímco manažeři rozhodují o přidělení místnosti, nejlepší je zajít na oběd do nedaleké kavárny. Pokud jste přesto museli jíst u svého pracovního stolu (ač je to podle etikety nepřípustné), buďte opatrní, ukliďte po sobě drobky a nezapomeňte místnost vyvětrat.
Oběd byste neměli připravovat z silně páchnoucích potravin, například česneku, sledě, kysaného zelí. Možná jste do těchto ingrediencí blázni, ale vaši kolegové nemusí sdílet stejné nadšení.
Na pracovní dokumenty nepokládejte šálek čaje, protože by na nich mohl zanechat znatelné skvrny. Používejte nejjednodušší nádobí, na nápoje nekupujte velké hrnky s vtipnými nápisy. Umyjte všechno nádobí najednou a ujistěte se, že je vždy čisté.
„Vy a vy“ – jak správně oslovit kolegy a management?
Ředitelé, manažeři a všichni zaměstnanci na vyšší pozici musí být oslovováni pouze jako „vy“. Známost, známost a známost jsou nepřijatelné. Starší kolegové by také měli být oslovováni jako „vy“ a projevovat tak respekt. Pokud jde o vrstevníky, kteří zaujímají stejnou úroveň kariérního žebříčku jako vy, vše závisí na vašich osobních vztazích. Při prvním setkání je samozřejmě nutné oslovovat se „vy“, ale pokud se později vztah sblíží a bude přátelštější, můžete po vzájemné dohodě přejít na „vy“.
Je možné se předstírat v kanceláři?
Dělat nepořádek přímo u svého stolu je považováno za nevychování. Na toaletě si můžeš osahat oči, rty, učesat si vlasy a stáhnout si punčocháče. Zmizte z dohledu zaměstnanců, pak se můžete dát do pořádku. Stejné pravidlo platí při aplikaci parfému: aromatickou tekutinu můžete stříkat pouze na toaletě.
Konverzace na mobilním telefonu
Když přijdete do práce, nastavte svůj mobilní telefon do vibračního režimu. Pokud to nechcete, snižte hlasitost co nejvíce a nastavte hovor na klidnou melodii – drsné zvuky a obscénní písně jsou nevhodné. Při odchodu z místnosti si vezměte telefon s sebou, nenechávejte jej zapnutý na stole nebo v tašce. Zařízení může začít zvonit bez vás, což naruší klid vašich zaměstnanců. Pokud váš kolega nechal telefon na stole a odešel a začal se vztekat, sami hovor nezavěšujte. Buďte trpěliví a požádejte svého kolegu, aby to už nedělal.
Pokud vám vaši blízcí zavolají, nemusíte hned opustit místnost. Je přijatelné vést krátký rozhovor, který nebude trvat déle než dvě minuty.
Upozorněte svou rodinu, aby během pracovního dne neustále netelefonovala. V případě dlouhého telefonického rozhovoru musí zaměstnanec definitivně opustit kancelář a najít si odlehlé místo, kde rozhovor nikdo neslyší. Pokud chcete konverzaci převést na hlasitý odposlech, varujte účastníka. V tomto případě jste osobně odpovědní za důvěrnost obdržených informací.
Někdy se kolegové stanou nechtěnými svědky nepříjemného rozhovoru jednoho ze zaměstnanců. V tomto případě byste měli jemně nabídnout svou pomoc a poté se podívat na reakci kolegy a určit, zda se chce podělit o podrobnosti.
Osobní život a kancelář
Osobní neshody, stížnosti a nedorozumění by měly zůstat za dveřmi kanceláře. V procesu práce nevyhnutelně vznikají konflikty, které je třeba řešit jemně a vyhýbat se ostrým rohům. Každý zaměstnanec musí být přátelský a udržovat harmonickou, příjemnou atmosféru v týmu. To vše je nutné, aby tým pracoval produktivně.
Kancelářské románky značně zasahují do pracovního procesu, a proto jsou podle obchodního zákoníku nepřijatelné.
Lidé tráví spoustu času v práci. Často vidí kolegy mnohem déle, než své vlastní rodinné příslušníky. Pokud se tým skládá z dobře vychovaných lidí, kteří jsou obeznámeni s kancelářskou etiketou, stává se výrobní proces příjemným a harmonickým.
